Hubert Arias Zamora
Director General
Softland Costa Rica & Rep. Dominicana
Los avances tecnológicos no dejan de ofrecer beneficios que facilitan el día a día de personas y organizaciones. La transformación digital, acelerada durante los últimos 12 meses por la pandemia, ha traído grandes beneficios a prácticamente todas las empresas, sin importar su tamaño.
Sin embargo, no siempre se tienen claras las razones para adquirir tecnología y ni cuál es la más adecuada para alcanzar los objetivos o resolver los problemas que se enfrentan a diario. Dentro de la gama de opciones tecnológicas disponibles están los sistemas de gestión empresarial (también conocidos como ERP por sus siglas en inglés). A continuación, se mencionan algunos de los factores que evidencian la necesidad de implementar un ERP:
- Existencia de “islas de información”: cuando una empresa tiene una variedad de sistemas que no están integrados, se habla de “islas de información”, debido a que no es posible integrar la información de estos, ya sea porque funcionan con diferentes tecnologías –que en no pocos casos son incompatibles– o porque no existe uniformidad en los datos que almacenan, lo que dificulta la comparación entre ellos. Un ejemplo sencillo de lo anterior es un sistema de facturación que es diferente del de cuentas por cobrar, que manejan códigos diferentes de los clientes, lo que complica fuertemente saber cuánto de lo que se ha vendido, ha sido cobrado.
- Duplicación de datos: un efecto secundario de lo indicado en el punto anterior es que, normalmente cuando se tiene el escenario descrito, la información debe digitarse más de una vez (por ejemplo, una factura se digita en dos o más sistemas). Esto trae como consecuencia ineficiencia en el personal administrativo, errores frecuentes de digitación e, inclusive, pérdidas económicas causadas por el descontrol.
- Complejidad operativa: las empresas que carecen de un sistema de gestión empresarial normalmente cuentan con procesos complejos y poco claros. Los sistemas integrados brindan la facilidad de centralizar y automatizar una gran parte de los procesos de negocios de las compañías. La centralización y correcta clasificación de la información potencian la toma de decisiones de manera oportuna. De esta forma la información será procesada de forma transversal, contemplando necesidades específicas de cada área de la empresa.
- Falta de trazabilidad: contar con sistemas que no se “hablan” entre sí, complica, por no decir imposibilita, la trazabilidad de diferentes aspectos, como transacciones, productos, servicios, etc. Siempre es importante saber quién hizo qué y cuándo, o dónde está un artículo en un momento determinado del tiempo, de manera tal que se puedan identificar oportunidades de mejora que ayuden a mejorar la eficiencia dentro de las organizaciones.
- Seguridad: contar con tantas formas de autenticación como sistemas se tengan, hace compleja su administración y entorpece la operatividad de los usuarios.
Los tomadores de decisión dentro de las organizaciones, muchas veces absorbidos por el quehacer diario, no tienen un momento para sentarse a pensar con calma si hay soluciones tecnológicas que les pueden facilitar su gestión y aumentar la eficiencia y rentabilidad de la empresa que dirigen. Hacer una pausa y analizar lo que se da por obvio, normalmente genera sorpresas insospechadas.
