La caja chica tiene como finalidad hacerle frente en el día a día a los gastos pequeños o menores, necesarios e indispensables de la oficina que deben pagarse en efectivo y que por sus particularidades no se pueden cancelar vía transferencia o cheque.
Entre ellos, la adquisición de materiales y mano de obra de reparaciones menores, los suministros cotidianos como botellones de agua y café, compras en los colmados, peajes y parqueos.
Al ser fondos de la empresa, es esencial que se manejen con el mismo cuidado, rigurosidad y relevancia que los montos mayores. Su estricto control evitará que se convierta en una fuga de capital que puede perjudicar la rentabilidad de la compañía. Todo tiene un impacto directo en las finanzas de la organización.
Para ello, indudablemente la tecnología se convierte en el mejor aliado al facilitar la administración de las cuentas de sus fondos y proveer un mejor control sobre el dinero utilizado para sufragar los gastos menos de oficina, enfatiza Rosalyn Minaya, Gerente de País Softland Dominicana.
“El módulo de Caja Chica del Área Financiera de Softland ERP te permite registrar facturas con comprobante de compra o comprobante de crédito fiscal, ingresando vales y esto te ayuda a no tener que crear un maestro de proveedor por cada documento, sino que directamente con la digitalización del RNC, ya queda registrado ese gasto para poder afectar el reporte 606 de Compras Bienes y Servicios. Asimismo, lleva el control de los NCF generados por Comprobante de Gastos De Menor y Comprobante de compra (proveedor informal)”, puntualiza Minaya.
Por ejemplo, para las empresas constructoras, agrega la experta, el módulo de Caja Chica es de gran ayuda por la cantidad facturas formales o informales que requieren comprar a último momento.
Gracias a este módulo, se generan asientos en línea, se administran y controlan múltiples cajas chicas por áreas funcionales de la empresa, con responsables que poseen privilegios específicos y con la opción de seleccionar la moneda para su operación, control de vales por beneficiario, procesos de apertura de caja y de reintegro para la generación de cheques, verificación del monto del vale contra el monto máximo establecido de acuerdo con las políticas de la empresa, aviso de necesidad de reintegros, informe de arqueo, reporte de vales, registro de vales y adelantos sin comprobante y generación de retenciones de los documentos ingresados para los vales de caja chica.
Una buena administración de la caja chica repercute en el buen manejo general de la contabilidad de la empresa. Softland es su aliado para lograrlo.
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